お疲れさまです。
一定数いらっしゃいますよね、時間に厳しい方。
私は現在、訪問リハ、通所リハに関わっていますが、同様に訪問時間、送迎時間に対するクレームがあります。

天候や工事などによる道路状況、前後の利用者の都合によりどうしても予定時効通りとはいきません。

予め、多少前後します、ご協力お願いします、とお伝えしますが、それが通じないんですよね。それはもう仕方ないので、許容範囲の遅れなら、待たせてしまったことを詫びつつ、でもペコペコはしません。『待つのって大変ですよね、私もこの前役所で待たされて大変でした、なんであんなに待たされるんでしょうね？』など、気持ちに寄り添いながらもさらっと流します。経験を積むに連れいらないストレスはスルーできるようになりました。
その患者(利用者)さんといるときに他の患者(利用者)さんとすれ違ったりするときに『○○さん、○○さんをお手洗いにお連れしてから伺うので少し遅れます、ごめんなさいね、いつもありがとうございます』と、嘘も方便で、他の患者さんに間接的に協力してもらったり。
あと、紙に書いて時間をお伝えする場合は、時効のあとに必ず『頃』と書くようにしています。

たかし様の案でいくと、②の案の方が遅れる確率が減るので、まず試してみても良いかもしれませんね。
ベストな解決策が見つかりますように、応援しています。

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