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2020年01月09日: 投稿者：さやか

ざ、働き方改革！まずは、会議議事録の自動化について知りたい。

初めて投稿させて頂きます。会議議事録の作成について負担があるというスタッフからの相談がありました。
最近は、オッケーグーグル、へい！シリと言えば携帯が答えてくれる時代に驚かされていますが、例えば、アプリなどで会議議事録を自動で作成してくれるなどの便利なツールはあるのでしょうか？使い勝手や、音声認識の精度なども実用性に値するものなのかも知りたいところです。

その他にも、会議運営の効率化への取り組みがあればご意見を頂ければうれしいです。

閲覧数：3879 2020年01月17日 [更新] 修正削除不適切申告

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ton · Answer 1 · 2020-01-17 11:12:01

議事録をどこまで詳細に残すかによるのではないでしょうか。また、そのスタッフが議事録作成の何に負担を感じているのかにもよるかと思います。
誰が何を言ったかまで残したいのであればアプリのみで完結させることは現状では難しいと思います。
参加者全員の音声データを登録して、それをAIが瞬時に判別して記録していくというのは相当高い技術になります。
やるとするなら、会議をそもそもチャットにして後で印刷するだけにするか、書記を２～３人たてて話ながらその場でPCへ打ち込んでいけば良いのでは？スマホでボイスメモを残しておけば後から補足・修正もできます。スタッフが何十人といる大規模事業所であれば、グループ分けし、グループ内で議題を話し合ったうえで代表者が意見を持ち寄るとかですかね。
議論の内容ではなく議題とその結論のみでよければ、議長が最後にまとめてそれだけを書記がその場でPCへ打ち込めが負担も減るかと。あとは顔を合わせて会議をする意義がどれだけあるのか。いっそ無くしてしまうというのも改革としてありではないでしょうか。ほとんどのケースが個別対応と全体連絡のみで解決する事の方が多いのでは？

コアラ · Answer 2 · 2020-01-17 11:12:01

tonさんが仰るとおりに議事録作成の目的を明確にすることが大事だと思います。また、AIが瞬時に判断して記録してくことについては、特に複数で会議をする場合においては音声をうまく拾えないケースがあるので、まだ、満足いくものではないと認識しています。

議事録作成の目的
１）何が議論されて何が決定されたかを関係者で共有する。　→　要点を記載すれば良い
２）過去にどのような発言が行われたか確認する。→　録音デーアをインデクスする（AIが有効？！）
３）議論の内容を証拠として残す。→　録音データ

おそらく、AIなど自動化に期待されるところは２）の目的だと思います。最近は、録音データをAIで分析して議事録を作ってくれるサービスが出始めてます。
https://www.optim.cloud/services/ai-voice-recorder/

音声データをAIで認識し、タイムレコードでどの時点でどのような議論がされているかをキーワード検索で確認することができるので非常に便利です。すべての会話を正確に認識しなくても、ある程度のキーワードで検索できればよいのです。

何が決定したか要点をまとめるのは、いまのAIではできないですが、ある程度の音声認識は出始めています。もう少し待てば、おそらく無料のアプリでも議事録が簡単にできるものが利用できるようになるのではとおもいます。今、私がしるかぎりでは、無料で使える簡便なアプリはまだ知りません。

セラピ · Answer 3 · 2020-01-17 11:12:01

会議録を書類で残す必要がある会議の場合は仕方ないですが、それ以外の会議は
会議の動画を撮影して保存すれば会議録になるのではないでしょうか？
議決の概要のみ文字にしておけば、記録にもなりますし。